歡迎來到「管理職能」！
同學們好！歡迎來到企業、會計與財務概論 (BAFS) 中最重要的課題之一：管理職能。你有沒有想過，港鐵這樣的大公司或一間受歡迎的珍珠奶茶店，是如何營運得如此順暢的呢？秘訣就在於良好的管理！
在本章中，我們將深入剖析管理人員實際「做」什麼。想像一下，管理人員就像一艘船的船長。他們不是只站在那裡，他們會規劃航線、組織船員、帶領他們穿越風暴，並確保船隻航向正確。學完這些筆記後，你將了解每位管理人員的四個關鍵職責以及指導他們的原則。這不僅對考試超級有用，對你未來任何的團隊專案或領導角色都大有幫助！
1. 管理的重要性
那麼，為什麼我們需要管理呢？大家各司其職不就行了嗎？嗯，如果沒有管理，一間企業就會像一支沒有隊長、沒有作戰計劃的足球隊一樣——一群有才華的球員混亂地各自為政。
良好的管理至關重要，因為它：
- 協助達成組織目標：它提供方向，並團結所有人的努力，邁向共同的目標。
- 確保資源有效運用：管理人員確保金錢、物資和員工時間等資源不會被浪費。
- 促進協調與團隊精神：它使不同人員和部門能夠順暢地協同合作。
- 協助組織適應變化：商界瞬息萬變。優秀的管理人員能幫助公司應對新挑戰並把握機遇。
速讀小提示
管理之所以重要，是因為它……
- 達成目標
- 有效運用資源
- 協調團隊
- 適應變化
2. 管理的四大核心職能：P-O-L-C
管理人員的工作可以分為四大主要職能。記住它們的一個好方法是使用首字母縮略詞 P-O-L-C。管理人員總是兼顧著這四項任務。
P - 規劃
O - 組織
L - 領導
C - 控制
讓我們深入了解每一項！
A. 規劃：制定航線
規劃是管理的起點。它是關於預先決定要做什麼、怎樣做、何時做以及由誰來做。它本質上是為你的目的地繪製一張路線圖。
規劃的重要性
- 它為整個組織提供清晰的方向感。
- 它幫助管理人員為未來做好準備並減少不確定性。
- 它為「控制」職能設定標準（我們稍後會看到！）。
- 它鼓勵創新思維，因為管理人員會思考達成目標的最佳方法。
規劃流程：循序漸進的指南
別擔心，這比聽起來簡單。大多數規劃都遵循一個合乎邏輯的順序：
- 設定目標：決定公司希望達成什麼。（例如：「我們希望成為本區最受歡迎的咖啡店。」）
- 評估現狀：檢視公司的現有資源和外部環境。（例如：「我們的咖啡很棒，但附近還有三間咖啡店。」）
- 制定行動方案：制定不同的策略來達成目標。（例如：「方案A：推出儲值卡計劃。方案B：提供學生折扣。」）
- 執行與檢討計劃：將選定的計劃付諸實施並檢查其進度。（例如：「讓我們實施方案A，看看首月有多少人註冊。」）
讓目標更有效：S.M.A.R.T.原則
僅僅說「我們希望能做得更好」是一個不好的目標。好的目標是 SMART 目標。這是一個非常常見的考試題目，所以務必好好掌握！
- S - 明確性 (Specific)：目標必須清晰和具體。
- 差：「增加銷量。」
- 好：「增加我們新芝士蛋糕的銷量。」
- M - 可衡量性 (Measurable)：必須能夠以數字追蹤進度。
- 差：「多賣些芝士蛋糕。」
- 好：「芝士蛋糕銷量「增加20%」。」
- A - 可達成性 (Achievable)：目標應現實且可實現。
- 差：「在一週內將銷量增加500%。（不可能！）」
- 好：「在未來三個月內將銷量增加20%。（有挑戰性但可行。）」
- R - 關聯性 (Relevant)：目標必須與公司的整體使命相關。
- 賣更多芝士蛋糕是否能幫助我們成為最好的咖啡店？是的，它能。所以它具備關聯性。
- T - 時限性 (Time-bound)：目標必須有截止日期。
- 差：「某天將芝士蛋糕銷量增加20%。」
- 好：「在「本季度末」前將芝士蛋糕銷量增加20%。」
規劃重點總結
規劃是關於設定清晰的SMART目標，並制定達成這些目標的路線圖。它是所有其他管理職能的基礎。
B. 組織：構建架構
一旦你有了計劃，你需要準備你的資源。組織是指以結構化的方式安排資源（如人員、資金和設備），以執行計劃的過程。
類比：如果說規劃是決定建造一棟房子，那麼組織就是繪製藍圖、僱用工人，並分配他們具體的工作（水管工、電工等）。
組織架構：各司其職？
這指的是公司如何架構。它定義了誰向誰匯報。
- 1. 按層級劃分 (層級結構)：
- 高層管理人員：行政總裁、董事。他們為整個公司制定重大戰略決策。
- 中層管理人員：部門主管、分行經理。他們聯繫高層與基層管理人員，並執行計劃。
- 基層管理人員：主管、團隊組長。他們直接管理執行日常工作的員工。
- 2. 按權力劃分：
- 權力：管理人員作決策、下達命令並期望命令被服從的正式權利。
- 職責：員工履行指定職務的義務。
部門劃分：團隊分組
隨著公司的發展，它需要將工作分組。這稱為部門劃分。有幾種常見的方法可以做到這一點：
- 1. 按職能劃分：根據相似技能和專業知識分組工作。這是最常見的類型。
- 範例：一家公司設有市場部、財務部和人力資源部。
- 2. 按產品劃分：根據特定產品或產品線分組工作。
- 範例：一家大型電子公司可能設有「手機事業部」、「手提電腦事業部」和「電視事業部」。
- 3. 按地區劃分 (地理區域)：根據地區或地理區域分組工作。
- 範例：一家銀行可能設有「香港島區域」、「九龍區域」和「新界區域」。
組織重點總結
組織是關於構建成功的框架。它涉及建立清晰的架構、界定職責，並有效地將人員分組以執行計劃。
C. 領導：激勵團隊
你可以擁有最佳的計劃和完美的架構，但沒有人，一切都無法進行。領導涉及激勵、影響和與人溝通，以使他們自願地為組織目標而努力。
這是這份工作的「人際導向」部分。它是關於創造一個積極的環境，讓員工感到受激勵，盡力而為。
領導風格：如何領導
不同的情況需要不同的領導風格。你需要知道的主要風格有：
- 獨裁式領導 (Autocratic Style)：
- 領導者獨自作出所有決策，不諮詢員工。他們下達命令，並期望命令被服從。
- 何時有用：在緊急情況或需要快速決策時。想像一下消防隊長在火災現場的情景。
- 民主式領導 (Democratic Style)：
- 領導者讓員工參與決策過程，但擁有最終決定權。他們鼓勵參與和反饋。
- 何時有用：對於團隊意見有價值的複雜問題。想像一下市場營銷團隊創建新廣告活動的情景。
- 放任式領導 (Laissez-faire Style - 「讓他們自行做」)：
- 領導者給予員工很大的自由來自行決策並完成工作。管理人員更像是一位導師。
- 何時有用：當員工技能高超、積極主動且能獨立工作時。想像一下研究實驗室裡一組專家科學家的團隊。
你知道嗎？
沒有單一「最佳」的領導風格！最有效的領導者是靈活的，能夠根據情況和他們所帶領的團隊調整自己的風格。
領導重點總結
領導是管理人性化的一面。它是關於激勵和引導人們以合適的領導風格，共同為計劃而努力。
D. 控制：保持正軌
最後，管理人員如何知道一切是否按計劃進行呢？這就是控制的用武之地。控制是監控績效、將其與目標進行比較，並在需要時採取糾正行動的過程。
類比：你從中環駕車前往屯門，使用全球定位系統 (GPS)（即計劃）。你不斷檢查地圖上的位置（監控績效）。如果你走錯路，GPS 會指示你掉頭（糾正行動）以回到正軌。
控制流程：一個四步循環
控制流程是一個持續的循環。一個循環的結束是下一個循環的開始。
- 建立標準：設定目標。這些標準來自規劃階段設定的目標。（例如：「我們的標準是在24小時內回覆每封客戶電郵。」）
- 衡量實際績效：收集實際發生情況的數據。（例如：「我們檢查數據，發現平均回應時間是36小時。」）
- 將績效與標準進行比較：找出實際績效與標準之間的任何差異（稱為「偏差」）。（例如：「我們比標準慢了12小時。」）
- 採取糾正行動：採取措施糾正問題並回到正軌。（例如：「我們將會增聘一位客戶服務主任」，或者「或許我們24小時的標準太過進取了，讓我們調整到30小時。」）
控制重點總結
控制是檢查的功能。它透過衡量、比較和糾正，確保計劃得到執行，目標得以達成。
3. 有效管理的原則
這些是由一位名叫亨利·法約爾 (Henri Fayol) 的理論家提出、著名的指導方針，它們幫助管理人員更有效地運營。把這些想像成管理的「最佳實踐」。
分工原則
這項原則指出，工作應劃分為較小的任務，員工應專注於特定任務。這會提高效率和生產力，因為人們對自己所做的事情非常熟練。
範例：在一家餐廳裡，一個人是廚師，另一個人是侍應，還有一個人是收銀員。他們比所有人都嘗試做所有事情更有效率。
命令統一原則 與 方向統一原則
這兩者聽起來相似，但它們是不同的！這是一個常見的混淆點，所以讓我們釐清一下。
- 命令統一原則：員工應「只接受一位上司」的命令。這避免因從不同上司那裡得到衝突指令而產生混淆。
- 關鍵問題：誰是我的上司？（答案：只有一個人！）
- 方向統一原則：所有具有相同目標的活動都應由「一位管理人員」使用「一個計劃」來指導。它是關於一個團隊或部門擁有一個整體目標。
- 關鍵問題：我們團隊的目標是什麼？（答案：一個共同的目標和計劃！）
助你記憶的類比
想像一下學校的運動會。命令統一原則是指參加100米賽跑的學生只聽從跑步教練的指示，而不是籃球教練的。方向統一原則是指所有參與100米賽跑的人（跑手、計時員、發令員）都在同一計劃下工作，由一位首席裁判管理，以確保比賽順利進行。
權力與職責的平衡
這是一個簡單卻有力的概念：「權力」（下達命令的權力）和「職責」（執行任務的義務）必須並行。你不能給予某人職責卻不同時給予他們足夠的權力來完成工作。
範例：如果你讓一位學生擔任班級圖書管理員（職責），你也必須給予他們圖書櫃的鎖匙（權力）。
目標管理 (MBO)
這是一種現代管理原則。目標管理 (MBO) 是一個管理人員和員工共同設定目標的過程。員工的績效隨後根據他們是否達成那些共同商定的目標進行評估。
這裡的關鍵理念是「參與」。它激勵員工，因為他們參與了目標設定過程。（注意：你只需要了解這個概念，而非詳細的流程。）
原則重點總結
這些原則是永恆的指南。它們透過促進專業化、清晰的匯報層級、公平和協作，幫助創造一個高效和清晰的工作環境。
本章總結與快速回顧
恭喜你！你已經學會了管理人員工作的核心內容。這一切都以一個循環的方式相互關聯：
你「規劃」目標 -> 你「組織」團隊來實現它 -> 你「領導」和激勵他們 -> 你「控制」以檢查是否保持正軌，這又幫助你制定新的「規劃」。
記住這些關鍵概念：
- 管理職能：P-O-L-C（規劃、組織、領導、控制）。
- 規劃：使用SMART目標。
- 組織：按層級、權力劃分以及部門劃分（職能、產品、地區）進行架構。
- 領導：選擇一種風格（獨裁式、民主式、放任式）。
- 控制：遵循四步流程（建立、衡量、比較、糾正）。
- 主要原則：分工、命令統一、方向統一、權力與職責的平衡。
記得把這些筆記放好，你就能充分準備好應對管理職能的任何問題。你一定能做到！