BAFS 研習筆記：控制系統 — 銀行往來調節表

各位同學好！歡迎來到會計學中最實用的一個課題——銀行往來調節表的研習筆記。如果你覺得這個詞聽起來有點複雜，別擔心——它其實就像當偵探一樣有趣！你將會學習如何尋找線索，解開為何公司銀行記錄與銀行結單不符的謎團。這對任何一間企業來說，都是一項超級實用的技能呢！

讀完這份筆記，你將能夠：

1. 明白為何公司的現金記錄與銀行結單可能顯示不同的餘額。
2. 解釋編製銀行往來調節表的目的和重要性。
3. 自信地編製一份銀行往來調節表！


第一部分：兩位主角——現金簿 vs 銀行結單

想像一下，你有一本日記，記錄了你每一筆的收支。而你的朋友，替你管理著錢，也列了一份清單。一個星期結束時，你們兩人核對清單，它們會完全一樣嗎？很可能不會！這正是企業在處理現金記錄時所面對的真實情況。

1. 現金簿（銀行欄）

這是公司本身對其所有銀行交易的記錄。每當企業收到款項存入銀行戶口，或支付款項（例如簽發支票）時，都會在此記錄下來。把它想成是你個人的銀行活動日記。

  • 資金收入（收款）記錄在借方（Dr）。
  • 資金支出（付款）記錄在貸方（Cr）。
  • 正常的正數餘額是借方餘額。透支（欠銀行錢）則是貸方餘額。
2. 銀行結單

這是銀行對公司交易的記錄。銀行通常每月會將此結單寄給公司。它會顯示所有存款、提款和銀行費用。把它想成是你朋友列出的你銀行活動清單。

超級重要提示：銀行與你記賬的角度是相反的！

  • 當你存錢時，銀行便欠你這筆錢。因此，對銀行來說，這是一項負債。存款會顯示為貸方（Cr）。
  • 當你提款時，銀行對你的負債減少。提款會顯示為借方（Dr）。
  • 正數餘額是貸方餘額。透支則是借方餘額。
快速回顧：這是誰的角度？

現金簿（公司角度）：
借方 = 資金收入 (+)
貸方 = 資金支出 (-)

銀行結單（銀行角度）：
借方 = 資金支出 (-)
貸方 = 資金收入 (+)

這是一個非常常見的混淆點，所以請你花點時間好好消化一下！

重點歸納

現金簿是公司的記錄，而銀行結單則是銀行的記錄。它們記錄的是相同的事件，但描述的角度不同，有時記錄的時間點也不同。銀行往來調節的目標是確保兩份記錄一致，並解釋所有差異。


第二部分：謎團——為何餘額不符？

在特定日期，現金簿餘額與銀行結單餘額不符是完全正常的。造成這些差異（或「差異項目」）的原因通常分為兩大類。

類別 A：「我們知道，但銀行還不知道」（時間差異）

這些是公司已在其現金簿中記錄，但銀行尚未處理的項目。

  • 未兌現支票：
    例子：你的公司在6月30日簽發了一張500元的支票給供應商。你立即將這筆500元的付款記錄在你的現金簿中。然而，供應商直到7月3日才到銀行兌現。因此，在6月30日，銀行還不知道這筆付款，這筆錢仍然顯示在你的銀行結單帳戶中。

  • 未入賬存款（或未處理存款）：
    例子：在6月30日下午，你的公司存入1,000元現金到銀行。你將這筆收款記錄在你的現金簿中。但由於時間已晚，銀行在7月1日才處理並記錄這筆存款。因此，在6月30日，這1,000元尚未顯示在你的銀行結單上。
類別 B：「銀行知道，但我們還不知道」

這些是出現在銀行結單上的項目，但由於公司在看到結單前並不知情，因此尚未在現金簿中記錄。

  • 銀行收費：銀行對其服務收取費用（例如：月費）。這會直接從帳戶中扣除。

  • 賺取利息：銀行根據你的餘額支付利息給你。這會直接加到你的帳戶中。

  • 直接付款授權／常行指令：這些是你授權銀行定期為你自動支付的款項（例如：支付電費或租金）。

  • 轉賬／直接存款：客戶直接將錢存入你的銀行帳戶來支付給你。你直到看到銀行結單才會知道。

  • 不兌現支票：你從客戶收到並存入的支票「跳票」了（客戶帳戶中沒有足夠的錢）。銀行原本貸記了你的帳戶，但現在將會取消該記錄（借記你的帳戶）。
重點歸納

現金簿和銀行結單之間的差異是由於時間差異（銀行尚未處理的項目）以及公司在收到結單前未知曉的項目所導致的。這通常不是一個大問題的跡象，只是一個需要解決的謎題罷了！


第三部分：解決方案——銀行往來調節表（BRS）的功能

所以，我們有兩個不同的餘額和一份原因列表。銀行往來調節表（BRS）就是我們用來解決這個謎團的文件。它是公司財務控制系統中不可或缺的一部分。

為何我們要編製銀行往來調節表？（它的功能）
  1. 識別並解釋差異：它的主要作用是清楚地說明現金簿餘額和銀行結單餘額為何不同。

  2. 檢查準確性：它幫助公司發現可能在現金簿中犯下的任何錯誤，或者（非常罕見地）銀行在結單上犯下的任何錯誤。

  3. 偵測和防止欺詐：通過定期檢查銀行交易，公司可以迅速發現未經授權的提款或其他可疑活動。它是關鍵的內部控制工具。

  4. 得出正確的銀行餘額：銀行往來調節表有助於確定企業真實、最新的現金狀況，這對於編製財務狀況表（資產負債表）是必需的。
你知道嗎？

定期調節銀行帳戶是小型企業主最重要的習慣之一。它有助於他們管理現金流，避免支票跳票或錯過付款！

重點歸納

銀行往來調節表不僅僅是數學練習。它更是對公司現金狀況進行的重要「健康檢查」，有助於確保準確性、安全性以及適當的財務報告。


第四部分：讓我們來編製一份銀行往來調節表！分步指南

準備好當偵探了嗎？請跟隨以下兩個簡單步驟。按照這個順序操作至關重要！

步驟 1：更新現金簿！

這是最重要的一步！在開始編製銀行往來調節表之前，你必須先用銀行已經知道但你還不知道的所有資訊（即上文的類別 B 項目）來更新你的現金簿。

你需要：

  • 將你剛剛發現的所有資金收入（例如：賺取利息、轉賬）借記到現金簿中。
  • 將你剛剛發現的所有資金支出（例如：銀行收費、直接付款授權、不兌現支票）貸記到現金簿中。

完成這些操作後，你將計算出一個新的餘額。這稱為「已更新現金簿餘額」或「調整後現金簿餘額」。這才是公司真正的現金餘額。

步驟 2：編製銀行往來調節表

現在你可以編製調節表本身了。目標是證明，如果我們考慮了時間差異（類別 A 項目），已更新現金簿餘額將與銀行結單餘額相符。

有兩種呈現方式。兩者都正確，並會得出相同的結果！讓我們專注於最常見的一種。

格式：從已更新現金簿餘額開始

讓我們使用一個簡單的例子。更新現金簿（步驟 1）後，我們有：

  • 已更新現金簿餘額：$9,000
  • 銀行結單餘額：$10,500
  • 我們的偵探工作發現：
    • 未兌現支票總計 $2,000
    • 未入賬存款總計 $500

以下是我們如何編製銀行往來調節表：

某某有限公司
銀行往來調節表
截至202X年6月30日

按已更新現金簿餘額 ........................................... $9,000
加：未兌現支票 ........................................................... $2,000

......................................................................................................... $11,000
減：未入賬存款 .......................................................... ($500)
按銀行結單餘額 ................................................ $10,500

看！它平衡了！我們已成功解釋了差異。我們從我們的真實餘額（$9,000）開始，並根據銀行尚未知道的項目進行調整，最終得出銀行目前顯示的餘額（$10,500）。

注意！銀行透支

有時公司會出現透支（負餘額）。邏輯是相同的，但正負號會顛倒！

  • 已更新現金簿中的透支是貸方（Cr）餘額。
  • 銀行結單上的透支是借方（Dr）餘額。

當編製透支的銀行往來調節表時，你會從一個負數開始，但「加：未兌現支票」和「減：未入賬存款」的規則保持不變！

重點歸納

永遠要先更新現金簿中銀行已記錄的項目。然後，編製銀行往來調節表，通過調整時間差異（未兌現支票和未入賬存款），將已更新現金簿餘額與銀行結單餘額調節一致。