BAFS 温習筆記：人手安排－尋找合適人才！
各位同學好！歡迎來到我們關於人手安排的筆記。你有沒有想過你最喜歡的台式飲品店是怎樣找到最優秀的員工，或是像 Google 這樣的大公司如何招聘數千名員工呢？這一章的內容就是關於這個的！
把一間公司想像成一支足球隊。要贏得比賽，你需要把合適的球員放在合適的位置上。人手安排就是為企業團隊尋找那些明星球員的過程。它是人力資源管理（HRM）中一個超級重要的部分。
在本章中，我們將會學習兩個主要部分：
1. 公司所遵循的循序漸進招聘流程。
2. 公司用來尋找新員工的不同方法，以及每種方法的優點和缺點。
剛開始時，如果覺得這聽起來有點複雜，也別擔心。我們會用簡單的例子和清晰的步驟來拆解它。我們開始吧！
招聘流程：循序漸進指南
首先，什麼是招聘呢？它是為一個職位空缺吸引一群合適應徵者的過程。這裡的關鍵詞是「吸引」。招聘就像是發出派對邀請函；你希望盡可能多優秀的人表現出興趣。實際的選擇則在稍後的一個稱為「甄選」的過程中進行。
以下是公司通常會遵循的步驟：
步驟一：確定職位空缺
這是起點。公司意識到它需要一個新人。為什麼呢？
－ 可能有人辭職或退休了。
－ 公司正在發展並創造了一個全新的職位。
步驟二：準備職位描述和職位要求
這一步公司會定義職位本身以及該職位的理想人選。這是兩份獨立的文件哦！
職位描述：這描述了工作本身。它回答了「這個人將會做什麼？」這個問題。
它包括以下內容：
－ 職位名稱（例如：市場推廣助理）
－ 職責（例如：管理社交媒體帳戶、設計海報）
－ 工作時間和地點
職位要求：這描述了該職位所需人才。它回答了「我們正在尋找什麼樣的人？」這個問題。
它包括以下內容：
－ 資歷（例如：大學市場學學位）
－ 經驗（例如：至少一年相關經驗）
－ 技能和個人特質（例如：具創意、良好溝通能力、英語流利）
步驟三：選擇招聘方法
公司會決定到哪裡尋找人才。他們應該晉升內部員工嗎？還是應該從外部尋找全新的人才呢？我們將在下一節詳細探討這些方法！
步驟四：刊登職位廣告
現在是時候讓大家知道這個職位了！公司會根據職位描述和職位要求製作一份招聘廣告，並將其發佈在潛在應徵者會看到的地方。這可以是像 JobsDB 這樣的網站、報紙，或是公司自己的網站。
步驟五：接收及篩選申請
申請（通常是履歷或簡歷）開始湧入。人力資源部門會收集這些申請並進行初步檢查。他們會篩選申請，看看哪些應徵者符合職位要求中列出的基本條件。這會產生一份「短名單」，列出最有潛力的應徵者，以供下一階段（即甄選，包括面試等）考慮。
快速回顧：招聘流程
記住這些步驟的一個簡單方法是：Ice Pops Can Always Satisfy! （冰棒總能令人滿足！）
Identify Vacancy（確定職位空缺）
Prepare Documents（準備文件：職位描述／職位要求）
Choose Methods（選擇方法）
Advertise（刊登廣告）
Screen Applications（篩選申請）
哪裡可以找到員工？招聘方法
公司主要有兩個地方可以尋找新員工：公司內部或公司外部。這就產生了兩種招聘類型。
1. 內部招聘
這是指公司決定從組織內部，以現有員工來填補職位空缺。
比喻：想像一下學校籃球隊。當隊長畢業後，教練可能會從現有隊員中選出新隊長。這就是內部招聘！
常用方法：
- 晉升：員工被調到更高層次的職位，承擔更多職責並獲得更高薪酬。（例如：一位銷售員晉升為銷售經理。）
- 調職：員工被調到同一級別的不同職位，可能在另一個部門。這可以幫助他們獲取新技能。（例如：一名會計部的員工被調到財務部。）
- 內部招聘廣告：職位空缺會在公司內部佈告板或公司內部網站（內聯網）上公佈。這允許任何感興趣的員工申請。
2. 外部招聘
這是指公司從組織外部尋找應徵者。這些人目前並非該公司的員工。
比喻：籃球隊需要一名非常高的球員，但現有隊伍中沒有人足夠高。於是，教練為全校學生舉行選拔，以尋找新球員。這就是外部招聘！
常用方法：
- 廣告：在報紙、求職網站（例如：JobsDB、領英 LinkedIn）或社交媒體上刊登招聘廣告。這是最常用的方法。
- 招聘中介公司：這些是專門協助公司尋找員工的機構。公司會支付費用給中介公司，以尋找合適的應徵者。它們就像是職位上的專業媒人。
- 教育機構：直接從學校、學院和大學招募。這對於尋找入門級員工或大學畢業生非常有效。（例如：公司在大學招聘會上設立攤位。）
- 員工推薦：公司要求現有員工推薦可能適合該職位的朋友或親戚。通常，如果他們推薦的人被錄用，該員工會獲得獎金！
- 自行申請：這些人是主動申請職位，而不是看到廣告後才申請的。（例如：有人把履歷直接交到店舖，或是「以防萬一」地電郵給某公司。）
你知道嗎？
香港許多大型公司，例如大型銀行和會計師事務所，都有「管理培訓生計劃」。這是一種外部招聘形式，他們每年會聘請一批應屆大學畢業生，並培訓他們成為公司未來的領導者。
內部招聘 vs. 外部招聘：大比拼
那麼，哪種方法更好呢？沒有一種是完美的！每種方法都有其優點和缺點。讓我們來比較一下。
內部招聘：向內尋找
優點（好的方面）
- 更便宜、更快：無需支付昂貴的招聘廣告費或中介費用。整個過程通常更快。
- 提升員工士氣：看到同事獲得晉升，會讓其他員工對自己的職業發展抱有希望。這讓他們感到被重視，並激勵他們努力工作。
- 對應徵者有深入了解：公司已經了解員工的優點、缺點和工作操守。驚喜較少！
- 熟悉公司文化：員工已經了解公司的運作方式、價值觀和同事。他們可以更快地投入工作並產出成果。
缺點（不太好的方面）
- 選擇有限：潛在應徵者的範圍比外界小得多。最適合該職位的人可能不在公司內部。
- 產生另一個空缺：當你晉升某人時，他們的舊職位就會空出來，這也需要被填補。
- 可能引起衝突：如果多名內部應徵者競爭一個晉升機會，可能會導致未能獲得該職位的人之間產生嫉妒和失望。
- 缺乏新思維：從內部晉升有時可能會導致「閉門造車」，無法為公司帶來新的視角或新的思維方式。
外部招聘：向外尋找
優點（好的方面）
- 應徵者選擇範圍更廣：你可以從大量的申請者中選擇，大大增加了找到具備合適技能和經驗的完美人選的機會。
- 引入新思維：來自不同公司的新人可以帶來全新的視角、新技能和創新思維，有助於企業改進。
- 避免內部衝突：聘請外部人士意味著你無需在現有員工之間做出選擇，這可以避免潛在的嫉妒。
缺點（不太好的方面）
- 更昂貴、更耗時：廣告費用、中介費用，以及更長的篩選／面試流程，都在時間和金錢上增加了成本。
- 不合適的風險：新員工在書面上可能看起來很出色，但可能不適應公司的文化或團隊動態。這比內部招聘的風險更大。
- 可能打擊現有員工士氣：如果公司總是從外部招聘較好的職位，現有員工可能會感到被忽視和不被重視，這會降低他們的動力。
重點總結：哪種方法更好？
這取決於具體情況！公司可能會為高級經理職位使用內部招聘，以獎勵忠誠、表現出色的員工。同一個公司可能會為專業的資訊科技職位使用外部招聘，如果內部沒有人具備所需的技術技能。聰明的公司通常會健康地結合使用這兩種方法！