原始帳簿與分類帳的種類：你的會計入門第一步！
你好！歡迎來到會計學中最基礎但非常重要的一個課題。就算你是會計新手也不用擔心，我們會一步步拆解這個概念。想像一下，一間企業每天都有很多活動：賣貨、買物資、交租。他們是怎樣把所有交易都井井有條地記錄下來，而不是搞得一團糟呢？答案就是運用原始帳簿（或稱原始分錄簿）和分類帳。
在本章中，你會學到企業如何首次記錄財務交易，以及如何將這些記錄整理得條理分明。掌握這些知識就像學會會計的基本語法一樣——它是往後所有學習的關鍵！
比喻時間：想像你正在寫一本飲食日記。原始帳簿就像你的每日記錄本，你會按順序記下所有吃過的東西。而分類帳則像一份摘要報告，你會有獨立的頁面來總結「早餐」、「午餐」和「晚餐」的總數。兩者對於看到全貌都非常重要！
第一部分：概覽 – 會計流程快速回顧
在我們深入探討之前，讓我們先回顧一下會計週期的最初幾個步驟。這是一個非常有邏輯的流程，一旦你理解了，就會覺得它非常合理。
商業交易發生（例如：賒銷一部電話）➔ 在原始帳簿中記錄（第一次的日記條目）➔ 過帳到分類帳（在文件櫃中整理）➔ 編製試算表（檢查我們的記錄）。
本章的重點是第二和第三個步驟。請記住，所有記錄都基於會計的黃金法則：複式記帳法。
快速溫習：複式記帳法及 DEAD CLIC 口訣
每筆交易都有兩個影響，一個是借方（Dr），一個是貸方（Cr），而且兩者必須永遠相等。
一個非常有用的助記口訣，幫助你記住什麼時候要記借方，什麼時候記貸方，就是 DEAD CLIC：
- Debits（借方）增加：Expenses（費用）、Assets（資產）、Drawings（提款）
- Credits（貸方）增加：Liabilities（負債）、Income（收入）、Capital（資本）
在我們學習例子時，請把這個口訣記在心裡。你一定能行的！
第二部分：原始帳簿（每日日記）
原始帳簿（亦稱日記帳或日誌帳）是首次正式記錄交易的地方。你可以把它想成每天發生事情的按時間順序排列的清單。
我們為什麼要使用它們？
- 為了保持記錄的條理清晰：與其只有一本巨大而混亂的帳簿，不如為不同類型的交易設立多本專門的帳簿。
- 為了減少錯誤：先在這裡記錄交易，然後才過帳到主要帳戶，有助於及早發現錯誤。
- 為了提供詳細資訊：它們包含重要的詳細資料，例如發票號碼和交易描述，這對於日後查閱非常有用。
- 為了節省時間：我們可以將總數過帳到主要帳戶，而不是逐筆過帳，這樣效率更高。
主要原始帳簿的種類
讓我們來認識一下這個「團隊」！每本帳簿都有非常特定的職責。
1. 銷貨日記帳（或銷貨日誌帳）
職責：記錄所有賒銷貨品的交易。
- 賒銷：這意味著客戶會稍後才付款給我們。現金銷售會記在現金簿中！
- 貨品：這意味著企業通常銷售的商品。賒銷一台舊辦公室電腦會記在分類日記帳中！
例子：6月5日，我們賒銷了價值$500的貨品給ABC公司，發票編號101。
複式記帳影響：借記ABC公司（應收貿易帳款，屬於資產），貸記銷貨（收入）。
2. 購貨日記帳（或購貨日誌帳）
職責：記錄所有賒購貨品的交易。
- 賒購：我們會稍後才付款給供應商。現金採購會記在現金簿中！
- 貨品：我們購買回來打算轉售的物品。賒購一輛新的送貨貨車會記在分類日記帳中！
例子：6月8日，我們賒購了價值$1,200的貨品自供應商XYZ。
複式記帳影響：借記購貨（一項費用），貸記供應商XYZ（應付貿易帳款，屬於負債）。
3. 銷貨退回日記帳（或銷貨退回日誌帳）
職責：記錄由我們的賒銷客戶退回給我們的貨品。
記憶小貼士：貨品是退回（INWARDS）到我們的業務。
例子：6月10日，ABC公司退回了從我們這裡購買的$50貨品。我們向他們發出貸項通知書05。
複式記帳影響：借記銷貨退回（減少我們的收入），貸記ABC公司（減少他們欠我們的款項）。
4. 購貨退回日記帳（或購貨退回日誌帳）
職責：記錄我們退回給賒購供應商的貨品。
記憶小貼士：我們是將貨品退回（OUTWARDS）給供應商。
例子：6月12日，我們退回了$100的損壞貨品給供應商XYZ。
複式記帳影響：借記供應商XYZ（減少我們欠他們的款項），貸記購貨退回（減少我們的費用）。
5. 現金簿
這個比較特別！現金簿既是原始帳簿，也是分類帳的一部分。它是一個記錄所有現金和銀行收支的一站式帳簿。
職責：記錄所有現金或銀行的收支款項。
我們通常使用兩欄式現金簿，在借方（收款）和貸方（付款）兩邊都設有現金欄和銀行欄。
- 借方（左邊）：記錄所有收到的款項（現金銷售、客戶還款、投入資本）。
- 貸方（右邊）：記錄所有付出的款項（現金採購、支付供應商、租金、工資）。
重點學習：對銷分錄
對銷分錄（或稱沖銷分錄）是指同時在現金簿兩邊出現的交易。當我們在現金箱和銀行帳戶之間轉移款項時，就會出現這種情況。別讓它嚇到你，其實很簡單！
例子：我們從銀行提取$200作辦公室零用（放入現金箱）。
- 銀行戶口減少。資產（銀行）的減少是貸方。所以，我們在現金簿貸方銀行欄記下$200。
- 現金戶口增加。資產（現金）的增加是借方。所以，我們在現金簿借方現金欄記下$200。
- 我們在頁次欄寫上「C」或「對銷」，表示這是一筆對銷分錄。
6. 分類日記帳（或普通日記帳）
職責：這是「包羅萬有」的帳簿，記錄所有不屬於其他五種原始帳簿的交易。
常見用途包括：
- 賒購或賒銷非流動資產（例如：購買機器並同意稍後付款）。
- 撇銷壞帳。
- 開設新帳簿時的開帳分錄。
- 修正帳目中發現的錯誤。
分類日記帳的格式非常特別。它會顯示應借記的帳戶、應貸記的帳戶，最重要的是還會有說明——簡短的句子解釋該筆交易。
例子：6月15日，我們向香港傢具公司賒購辦公室設備，價值$3,000。
分類日記帳分錄：
借：辦公室設備 $3,000
貸：香港傢具公司 $3,000
（說明：賒購辦公室設備）
重點總結：原始帳簿
把這想像成整理你的郵件。每本帳簿都是不同類別信件的獨立郵箱！
- 賒銷貨品？➔ 銷貨日記帳
- 賒購貨品？➔ 購貨日記帳
- 現金收支？➔ 現金簿
- 其他？➔ 分類日記帳
第三部分：分類帳（文件櫃）
一旦我們在日記帳中記錄了交易，就需要將它們整理好。這就是分類帳的職責。分類帳是企業所有帳戶的集合。
將資訊從原始帳簿轉移到分類帳戶的過程稱為過帳。
分類帳的功能是什麼？
它的主要功能是將與特定項目（例如資產、某個人或某項費用）相關的所有交易分類和匯總到一個地方。如果你想知道某個客戶欠你多少錢，你會查看分類帳中該客戶的帳戶，而不是翻閱日記帳的每一頁！
分類帳的種類
就像我們有不同的日記帳一樣，我們也會將主分類帳劃分為更小、更易於管理的組成部分，以保持井然有序，尤其是在大型企業中。
1. 銷貨分類帳（或應收帳款分類帳）
職責：這是一本特殊的帳簿，包含我們所有賒銷客戶（應收貿易帳款）的個人帳戶。每個客戶在這裡都有自己的T字帳戶。這本分類帳有助於我們輕鬆追蹤每個客戶欠我們多少錢。
2. 購貨分類帳（或應付帳款分類帳）
職責：這本帳簿包含我們所有賒購供應商（應付貿易帳款）的個人帳戶。每個供應商在這裡都有自己的T字帳戶。這本分類帳有助於我們清楚地知道我們欠每個供應商多少錢。
3. 總分類帳（或名義分類帳）
職責：這是主要的分類帳。它包含所有不屬於銷貨分類帳或購貨分類帳的其他帳戶。它是所有「真實」帳戶的歸宿：
- 所有資產帳戶（例如：汽車、設備、現金、銀行）
- 所有負債帳戶（例如：銀行貸款）
- 資本和提款帳戶
- 所有收入帳戶（例如：銷貨、已收租金）
- 所有費用帳戶（例如：購貨、工資、租金開支）
過帳如何運作：一個例子
讓我們從頭到尾追蹤一筆單一交易。
交易：6月20日，我們賒銷了價值$400的貨品給Tom。
- 原始帳簿：我們將這筆交易記錄在銷貨日記帳中。
- 過帳到輔助分類帳：我們到銷貨分類帳找到Tom的帳戶。我們借記他的帳戶$400。這表示他現在欠我們更多錢了。
- 將總數過帳到總分類帳：在月底，假設賒銷總額為$10,000。我們將銷貨日記帳中的這個總數過帳到總分類帳。我們找到銷貨帳戶並貸記$10,000。這可以有效地更新我們的銷貨總收入。
重點總結：分類帳
分類帳系統的核心就是整理。我們將帳戶分成三個主要的「文件櫃」來保持整潔：
- 銷貨分類帳：誰欠我們錢？
- 購貨分類帳：我們欠誰錢？
- 總分類帳：所有其他的！（主要的財務狀況）
第四部分：常見錯誤提醒
每個人在學習過程中都會犯錯，但這裡有一些常見的錯誤要特別留意！
- 混淆現金和賒帳：記住，銷貨日記帳和購貨日記帳只適用於賒帳交易。如果涉及現金或銀行付款，則應記在現金簿中。
- 混淆貨品和非流動資產：銷貨日記帳和購貨日記帳只適用於貨品（用於轉售的物品）。賒購貨車或賒銷舊辦公桌則應記在分類日記帳中。
- 忘記寫說明：當你在分類日記帳中進行分錄時，務必附上簡短的句子說明該交易的目的。這是容易得分的地方，也容易失分！
- 混淆銷貨退回和購貨退回：只要記住：銷貨退回（退回IN來）＝客戶退還給我們的貨品。購貨退回（退回OUT去）＝我們退還給供應商的貨品。
就這樣！你已經學會了所有會計的基礎記錄流程。這看起來可能有很多步驟，但只要多加練習，它就會變得像第二天性一樣自然。做得好！