人力資源管理的功能：人力策劃
各位同學好！歡迎來到關於人力策劃的學習筆記。別讓這個正式的名稱嚇到你喔。把它想像成一間公司為其員工制定的「作戰計劃」就好。它主要確保公司在正確的時間，擁有適當數量且具備合適技能的人員，擔任合適的職位。對於任何想取得成功的公司來說，這都超級重要！ 在本章中，我們將涵蓋兩個主要內容： 1. 為什麼人力策劃對企業如此重要？ 2. 企業如何逐步執行人力策劃的過程？ 讓我們開始吧，如果一開始覺得有點難，別擔心——我們會一起把它們好好拆解，逐一理解的！1. 人力策劃的重要性
想像一下，你想贏得一場足球比賽。你不會隨便派11個人上場，對嗎？你需要一個周詳的計劃！你需要知道自己需要多少後衛、中場和前鋒。人力策劃對企業來說，正是如此。 以下就是為什麼它對任何機構來說都是「致勝關鍵」：避免勞工短缺
當一間公司沒有足夠的員工來完成工作時，就會出現勞工短缺（或人手不足）。這是一個大問題！- 例子：想像一下，在炎熱的星期六，一間熱門的珍珠奶茶店只有一名員工當值。隊伍排得超長，顧客憤怒地離開，那位唯一的員工壓力山大，而店舖也因此損失慘重。
避免勞工過剩
相反的問題是勞工過剩，這意味著現有員工數量多於可用工作量。這對企業來說也並非好事。- 例子：一間生產冬季外套的公司在五月聘請了50名新員工。在夏季期間，工作量並不多，所以公司支付薪金給那些閒著沒事做的員工。這造成了巨大的金錢浪費。
使技能與公司需求匹配
這不單關乎員工人數，更關乎他們的技能。公司需要確保其員工具備合適的才能，以實現其目標。- 例子：一間銀行想推出新的手機銀行應用程式。單單增聘櫃員是不夠的。他們需要特別策劃，聘請應用程式開發員、網絡安全專家和數碼營銷人員。
應對變化
商界瞬息萬變！新科技、新法規和新競爭者不斷湧現。人力策劃能幫助公司為這些變化做好準備。- 例子：當超級市場開始引入自助收銀機時，它們需要的收銀員減少了，但需要更多的技術員來維護機器。通過良好的策劃，它們可以培訓現有的收銀員擔任這些新職位，而非解僱他們。
提高成本效益
把以上所有重點綜合起來，都會引導到一個結果——省錢！通過避免短缺和過剩，並在適當的時間聘請合適的人，公司會變得更有效率。它能避免匆忙招聘所帶來的高昂成本，或解僱員工（遣散費）所帶來的沉重開支。關鍵要點
人力策劃至關重要，因為它能幫助企業在適當的時間擁有適當數量且具備合適技能的人員。這有助於公司實現其目標、應對變化並節省開支。2. 人力策劃過程
好了，我們知道它為什麼重要了。現在，讓我們看看它是如何執行的。這看起來步驟可能很多，但其實是一個非常有邏輯的過程。把它想像成策劃一次大型的度假旅行就好！步驟1：預測未來人力需求
這是第一步，也是最重要的一步：嘗試預測未來！公司會問：「未來我們需要多少員工？他們需要具備什麼技能？」 這可不是隨意的猜測。經理們會考慮以下因素：- 業務目標：我們明年是否計劃開設新分店？如果是，我們將需要一名新經理、新的銷售人員等。
- 經濟趨勢：經濟是否正在增長？如果是，顧客可能會購買更多產品，我們可能需要更多生產工人。
- 技術變革：我們是否會引入一台新機器，它能取代三個人的工作？那麼我們將需要更少的操作員。
- 銷售預測：如果我們預計銷售額將增長20%，我們可能需要更多的銷售人員。
步驟2：預測未來人力供應
一旦公司知道自己的需求，就會審視自己現有的資源。這裡的問題是：「我們現在有多少員工？誰有可能會留下或離開？」 這涉及到檢視兩個來源：- 內部供應：這意味著檢視現有的員工。誰可能被晉升？誰可能被調到其他部門？關鍵是，誰可能很快退休或辭職？公司會建立一份技能清單，以了解內部已具備的才能。
- 外部供應：這意味著檢視公司外部的就業市場。我們行業中是否有許多技能熟練的人在找工作？尋找合格的候選人是容易還是困難？
步驟3：比較需求與供應（差距分析）
這是關鍵時刻！公司會比較第一步（需求）和第二步（供應）的結果，看看是否存在匹配或不匹配的情況。這被稱為差距分析。 可能出現三種結果：- 勞工短缺（人手不足）：需求 > 供應。公司所需的員工數量會比預計擁有的多。(例如：「我們需要100名工人，但只有80名！」)
- 勞工過剩：需求 < 供應。公司擁有的員工數量會比所需的更多。(例如：「我們只需要50名工人，但有65名！」)
- 平衡：需求 = 供應。這是最理想的情況！公司擁有恰到好處的人手。（這是一個目標，但很少能完美達成）。
快速回顧
以下是需要記住的4個簡單步驟： 步驟1：預測需求（我們需要什麼）步驟2：預測供應（我們擁有什麼）
步驟3：比較（找出差距：短缺還是過剩？）
步驟4：行動計劃（解決問題！）
步驟4：制定行動計劃
根據第三步確定的差距，人力資源部門會制定一個解決問題的計劃。根據是人手短缺還是過剩，採取的行動會大相徑庭。解決勞工短缺的行動計劃：
如果公司需要更多人手，可以採取以下措施：- 招聘與甄選：最明顯的解決方案！從公司外部招聘新員工。
- 超時工作：要求現有員工加班。（這通常是短期解決方案）。
- 培訓與發展：培訓現有員工，賦予他們新技能，使其能夠填補新職位（這稱為技能提升）。
- 外判：支付另一間公司來完成部分工作（例如，公司可能會將其清潔服務外判，而不是僱用自己的清潔工）。
解決勞工過剩的行動計劃：
如果公司人手過剩，則需要謹慎地減少員工數量：- 凍結招聘：停止招聘新員工。當有員工離職時，不予替補。
- 提前退休：提供具吸引力的財務方案，鼓勵年長員工提早退休。
- 減少工時：要求員工每週工作更少時間（並領取較少薪金）。
- 裁員 / 遣散：這通常是最後的手段，因為對員工來說非常困難。這意味著解僱員工，因為他們的工作不再需要。